2019年上期 静岡県裾野市

2019.05.05 |

裾野市フィールドワーク・テーマ

募集自治体:裾野市
受け入れ課:企画政策課(主なフィールド:障がい福祉課、生涯学習課、行政経営監)
期間:2019年7月~2019年9月(予定)
募集テーマ(25文字以内):庁内文書等のペーパーレス化に向けた現状整理と実証

裾野市の現状

行政特有の紙文化によって、裾野市においても紙文書の保存量が増加の一途をたどっており、近年、保存スペースがひっ迫している。今後、市が保有する人的・物的リソースが不足していく中で、ICT等の利活用も視野に入れた、保存作業や紙の印刷など生産性の低い業務の削減が急務となっている。また、歴史的に価値のある文書においては、紙媒体のみの保存も多く、市民からの問い合わせに迅速に対応できないことや市民が情報を検索できないといった現状がある。

募集テーマを選んだ理由

ペーパーレス化が進めば、①文書検索性の向上に伴う市民サービスの向上、②保存業務や印刷作業に係る職員の負担軽減、③保存場所の有効活用、④紙代・印刷代・人件費といった経費の削減など、リソース不足を補うことが効果として期待される。ペーパーレス化を目指す中で、各工程の業務フローを見直すプロセスを通じて、現状からさらなる効率化やより付加価値の高い業務へのリソースの再配分を図ることが実現すれば当市のみならず、他市町に対しても非常に大きなインパクトを与えることが予想される。また、歴史的に価値のある文書のペーパーレス化(電子データ化)が進むことで、当該データの情報発信の手法によっては、市民サービスの向上につながる事が予想される。民間人材からの多様な視点から、知見やアイデアを頂くなど、技術的支援をお願いしたい。

期待している官民連携の効果

  • 文書保存場所の削減によるスペースの有効活用
  • 職員の負担軽減(紙文書保存、印刷の手間)
  • 文書検索性能の向上(紙検索→電子検索)
  • 経費削減(紙代、印刷代、人件費等)
  • 歴史的書物の電子データ化による効果的な情報発信の実現

想定しているフェローの活動

  • 電子データ化の基準や標準的な業務フローの整理
  • 決裁フローの見直し
  • 電子データ化したデータの保存方法や保存場所の検討
  • 文書保存に関する例規との整合性の整理
  • 効果的な公開手法の検討(デジタルアーカイブ)
  • 活動状況の定期的な情報発信

ひとことPR

裾野市は、平成30年11月に、地域で「データ利活用」「ICT等の先端技術利活用」を推進するまちとして「データ利活用推進シティ」宣言を行い、データ利活用・ICT利活用を推進しています。これからのデータ・ICT利活用型社会に備え、行政も必要に応じて既存の価値観を刷新し、よい物は取り入れていく必要性を感じており、ペーパーレス化はその一つと言えます。ぜひ、皆さまのノウハウをお貸しいただければと思います。

RECOMMEND関連記事