2019年下期 兵庫県神戸市

2019.05.05 |

神戸市フィールドワーク・テーマ

募集自治体:神戸市
受け入れ課:行財政局業務改革課
期間:2019年7月~2019年9月(予定)
募集テーマ(25文字以内):ICTを活用した業務改善 ~FAXからの脱却~

神戸市の現状

神戸市では平成30年6月に働き方改革(業務改革)及び区役所業務改革のロードマップを策定し、働き方改革推進チームが主体となって様々な取り組みを進めています。中でもICTを活用した内部事務作業の効率化(業務プロセス改革)やペーパーレス化の推進は、本市にとって重要な課題となっていますが、ICTに関する職員の知識不足の問題などもあり、十分に取り組めていないのが現状です。

募集テーマを選んだ理由

本市が抱える課題の一つである問い合わせ電話等の削減の取り組みを進めていたところ、庁内の多くの部署で外部との書類のやり取りをFAXで行っている現状が判明しました。(2019年2月の受信件数を調べたところ、1ヶ月のFAX受信件数が100件以上の所属が約40所属、最も受信件数が多い所属は1ヶ月で約2,300件のFAXを受信していました。)
FAXでのやり取りは、ペーパーレス化の弊害になっていることはもちろんのこと、FAXで受け取った情報をデータ入力するといった非効率な業務プロセスの原因にもなっていると想定されるため、本市と相手方双方にとって最適な情報共有の方法を検討する必要があると考えています。

期待している官民連携の効果

  • 行政だけでは気づかない、民間の新たな視点での課題の把握、改善策の検討を行うことで、より最適な解決策の提案が期待できると考えます
  • FAXでのやり取りを見直すことで、相手方である民間事業者の業務効率化および市民の利便性向上などが期待できると想定されます
  • 一連の流れを職員とフェローが連携して行うことで、職員がそのプロセス・ノウハウを修得し、今後の働き方改革の推進体制の強化が期待できます

想定しているフェローの活動

  • FAX利用が多い所属へのヒアリングによる現行業務プロセス分析と課題抽出
  • 所属の状況に応じた最適な業務プロセス及び情報共有手法などに関する提案
  • 提案に基づく業務プロセス最適化のモデル構築および実際の運用

ひとことPR

神戸市の働き方改革の取り組みはまだスタートしたばかりで、従来どおりの古い仕事のやり方を変えることはなかなか簡単ではありません。我々と一緒にこのチャレンジに取り組んでくださる方のご応募お待ちしております。

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